Once you have downloaded the excel template for a H2 assessment, the file will contain 4 tabs:
Tab 1: Instructions about how to use the template excel tab
Tab 2: the Template
Tab 3: This is the Mapping tab for reference only - you cannot edit it. This tab will list all the option sets / Health Area / Legend etc used in the Excel sheet.
Tab 4: Release Notes tab is for reference only - you cannot edit it. Please refer to this tab for latest features and fixes.
When you open the sheet, ‘Template’ tab will be selected by default.
The Instructions tab
This tab provides brief information related to the Excel sheet. You can go through this tab to have a thorough understanding of all the fields in the sheet.
...
Most of the text in this tab are protected except for few fields listed below.
Program Name: is the name of the checklist
Program Short Name: is the short name provided to the checklist
Use Competency Class: will determine if competency class will be included with the program
Program DE Prefix: Is the prefix that is added to every Data Element related to the program in DHIS2.
Health Area: is the health area where checklist will be assigned
All the above listed fields are required.
The Template tab
This tab will present all the current content of the program stage. In the template a row can represent:
Section: they represent the Program Stage sections and contain data elements. The section row is highlighted in Orange. Those data elements can be of three types:
label: a data element that will be rendered as non editable text, to give information to the user. The label row is highlighted in Green.
question: a data element that it is used to capture information - the questions of a H2 list
score: non-editable data elements that are used to store calculated scores in H2
You will select this options in Column B of the template.
...
Managing Assessment Sections
To add another Section the user only will have to add a new row ( Is very important to remark that an entire row needs to be added ) right below the previous section’s last Data Element.
For a new section, the user has to select "Section" on the Structure ( B ) column.
Then write a form name that will be the name displayed for the new section.
Managing labels, questions, scores (Data Elements)
To add a new Data Element you have to find the right position where you want it and add a new entire row right below.
Parent Name (column A)
Is used as reference in conjunction to ‘Parent Question’ column ( L ). This field is auto generated and follows the structure “_S#Q#” where “S” represent the section number and “Q” signifies the “Question”.
Example: _S1Q15 signifies the 15th Question in the 1st Section of the Program Stage.
Structure (column B)
For a new DE the user will have to select between a label or question
If "label" is selected by the user only will have to fill the form name
If the option selected is "question" the User will have to fill in the form name and other fields
Form name (column C)
Form name is the text that will be displayed in the form during the assessment.
Critical (column D) and Compulsory (column E)
The critical and compulsory columns by default are going to be filled with "No". If the question is compulsory indicates that the user will not be able to complete the assessment until this question has been answered. A critical question means that these questions will count for the calculated score.
Value Type (column F)
The value type field defines the kind of response the system expect to receive from the user.
Option Set (column G)
User will be able to fill the option set with options set previously created on DHIS. For a question, if an Option Set is selected, the “Value Type (column F) must match the value type of the Option Set.
Legend (column H)
The legend field allows the user to choose if he wants to apply some colour for "correct" or "incorrect" answers. Also will be created on DHIS. The legend will be displayed in the form and in the Feedback module in the app.
Score Numerator (column I) & Denominator (column J)
These fields are used in the formulas for score calculation.
Compositive Indicator (column K)
The composite indicator Field is the order of the questions for example if your listing the First Section ( Section 1) Data Elements this will start at 1.1 and ends in 1.x.
Parent Question (column L)
Parent question decide the hide show logic for some question. The user will have to select for the parent question the value of the "Parent question" Column A and put it in the Parent questions Column L of the Child question. Essentially the Data Element defined in the row won't be displayed in the data entry form until a certain condition applies to the selected parent.
Answer Value (column M)
The answer value specifies the value that will trigger the “show” rule of the question defined in the row. The answer value field will be filled by the user with the options that expect to receive in the parent question for showing the child question.
Feedback Text (column N)
Feedback text and descriptions fields should be filled by the user for example when you want to display some text above the DE to do some reminder or something you fill the "Feedback" and the description is for the configuration side ( Description will not be displayed on the app).
Section for Scores - special case
Under the "Scores" section user will be able to add a new score.
To add a new score select the position where you want to insert it and add a new row.
Select column B " Score" and fill in the form name and the composite score.
Global Validation present in the Excel template
The excel template will show a cell with the red background or a alter dialog box will show if any of the following validations is violated;
Instruction Tab
If the Program Name doesn’t exist in the Program List (column R) in the Mapping tab
2. If the program Name exceeds 225 character.
3. If the Prefix length exceeds 25 characters
4. If the Use ‘Competency Class’ value is other than ‘Yes / No’.
5. If value of Health Area doesn’t exist in the Health Area list (column M) in the Mapping tab.
Template Tab
...
If the Structure value is other than Section / label / question / score.
...
If the Critical Step value is other than ‘Yes / No’
...
If the Compulsory value is other than ‘Yes / No’
...
If the Value Type doesn’t match one of the Value type listed in column B in the Mapping Type.
...
If the Option set value doesn’t exist in the Mapping’s Option Sets (column H)
...
If the legend doesn’t exist in Legend set (column O) in the Mapping tab.
...
If the ‘Score Numerator’ and ‘Score Denominator’ are not of type Decimal
...
If any of the ‘Score Numerator’ and ‘Score Denominator’ have negative value.
...
If ‘Parent Name’ is not defined for element of Structure type ‘label or question’
...
A form number is not defined though Structure value is selected.
...
Form name is too long or is out of accepted range MIN_FORM_NAME_LENGTH
...
If only ‘Score Numerator' or ‘Score Denominator’ is provided.
...
if one of ‘Parent Question’ or ‘Parent Answer’ is provided and other one is missing.
...
Une fois que vous avez téléchargé le modèle Excel pour une évaluation H2, le fichier contient 4 onglets :
Onglet 1 : Instructions sur l'utilisation de l'onglet modèle excel
Onglet 2 : le Modèle
Onglet 3 : Il s'agit de l'onglet Cartographie pour référence uniquement - vous ne pouvez pas le modifier. Cet onglet répertorie tous les ensembles d'options, les zones de santé, les légendes, etc. utilisés dans la feuille Excel.
Onglet 4 : Notes de mise à jour est uniquement destiné à servir de référence - vous ne pouvez pas le modifier. Veuillez vous référer à cet onglet pour connaître les dernières fonctionnalités et corrections.
Lorsque vous ouvrez la feuille, l'onglet "Modèle" est sélectionné par défaut.
L'onglet Instructions
Cet onglet fournit de brèves informations sur la feuille Excel. Vous pouvez consulter cet onglet pour avoir une compréhension approfondie de tous les champs de la feuille.
...
La plupart des textes de cet onglet sont protégés, à l'exception de quelques champs énumérés ci-dessous.
Nom du programmeNom de la liste de contrôle : est le nom de la liste de contrôle
Nom abrégé du programme: est le nom court fourni à la liste de contrôle
Utiliser la classe de compétenceLe comité de pilotage déterminera si la classe de compétence sera incluse dans le programme.
Préfixe du programme DE : Il s'agit du préfixe ajouté à chaque élément de données relatif au programme dans DHIS2.
Espace santéLa liste de contrôle : est la zone de santé dans laquelle la liste de contrôle sera affectée.
Tous les champs énumérés ci-dessus sont obligatoires.
L'onglet Modèle
Cet onglet présente tout le contenu actuel de l'étape du programme. Dans le modèle, une ligne peut représenter
Section : elles représentent les sections de l'étape du programme et contiennent des éléments de données. La ligne de section est surlignée en Orange. Ces éléments de données peuvent être de trois types :
étiquette : un élément de données qui sera affiché sous la forme d'un texte non modifiable, afin de fournir des informations à l'utilisateur. La ligne de l'étiquette est surlignée en Vert.
question : un élément de données qu'il est utilisé pour capturer des informations - les questions d'une liste H2
score : les éléments de données non modifiables utilisés pour stocker les scores calculés dans H2
Vous sélectionnerez ces options dans la colonne B du modèle.
...
Gestion des sections d'évaluation
Pour ajouter une autre section, l'utilisateur n'aura qu'à ajouter une nouvelle ligne ( Il est très important de noter qu'une section peut être ajoutée à la suite d'une autre section. ligne entière doit être ajouté) juste en dessous du dernier élément de données de la section précédente.
Pour une nouvelle section, l'utilisateur doit sélectionner "Section" dans la colonne Structure ( B ).
Ensuite, écrivez un nom de formulaire qui sera le nom affiché pour la nouvelle section.
Gestion des étiquettes, des questions et des scores (éléments de données)
Pour ajouter un nouvel élément de données, vous devez trouver l'endroit où vous le souhaitez et ajouter un nouvel élément de données. entière juste en dessous.
Nom du parent (colonne A)
Ce champ est utilisé comme référence pour la colonne "Question parentale" ( L ). Ce champ est généré automatiquement et suit la structure "_S#Q#" où "S" représente le numéro de section et "Q" la "question".
Exemple : _S1Q15 signifie la 15ème question de la 1ère section de l'étape du programme.
Structure (colonne B)
Pour une nouvelle DE, l'utilisateur devra choisir entre une étiquette ou question
Si l'utilisateur choisit l'option "étiquette", il n'aura qu'à remplir le nom du formulaire.
Si l'option choisie est "question", l'utilisateur devra remplir le nom du formulaire et les autres champs.
Nom du formulaire (colonne C)
Le nom du formulaire est le texte qui sera affiché dans le formulaire pendant l'évaluation.
Critique (colonne D) et Obligatoire (colonne E)
Les colonnes "critique" et "obligatoire" sont remplies par défaut avec la mention "non". Si la question est obligatoire, cela signifie que l'utilisateur ne pourra pas terminer l'évaluation tant qu'il n'aura pas répondu à cette question. Une question critique signifie que ces questions seront prises en compte dans le calcul du score.
Type de valeur (colonne F)
Le champ "type de valeur" définit le type de réponse que le système s'attend à recevoir de l'utilisateur.
Jeu d'options (colonne G)
L'utilisateur pourra remplir l'ensemble d'options à l'aide d'ensembles d'options précédemment créés dans le DHIS. Pour une question, si un ensemble d'options est sélectionné, le "Type de valeur (colonne F) doit correspondre au type de valeur de l'ensemble d'options".
Légende (colonne H)
Le champ légende permet à l'utilisateur de choisir s'il souhaite appliquer une couleur pour les réponses "correctes" ou "incorrectes". La légende sera également créée dans le DHIS. La légende sera affichée dans le formulaire et dans le module Feedback de l'application.
Score Numérateur (colonne I) & Dénominateur (colonne J)
Ces champs sont utilisés dans les formules de calcul des scores.
Indicateur composite (colonne K)
Le champ de l'indicateur composite correspond à l'ordre des questions. Par exemple, si vous répertoriez les éléments de données de la première section (section 1), il commencera par 1.1 et se terminera par 1.x.
Question des parents (colonne L)
La question parentale détermine la logique de masquage et d'affichage d'une question. L'utilisateur devra sélectionner la valeur du champ "Question parent" pour la question parentale Colonne A et l'insérer dans les questions aux parents Colonne L de la question enfant. En fait, l'élément de données défini dans la ligne ne sera pas affiché dans le formulaire de saisie des données tant qu'une certaine condition ne s'appliquera pas au parent sélectionné.
Valeur de la réponse (colonne M)
La valeur de la réponse spécifie la valeur qui déclenchera la règle d'affichage de la question définie dans la ligne. Le champ de la valeur de la réponse sera rempli par l'utilisateur avec les options qu'il s'attend à recevoir dans la question parentale pour afficher la question enfant.
Texte du retour d'information (colonne N)
Les champs "Feedback" et "Description" doivent être remplis par l'utilisateur. Par exemple, si vous souhaitez afficher un texte au-dessus du DE pour faire un rappel ou autre, vous remplissez le champ "Feedback" et la description est destinée à la configuration (la description ne sera pas affichée dans l'application).
Section pour les notes - cas particulier
Dans la section "Scores", l'utilisateur pourra ajouter un nouveau score.
Pour ajouter une nouvelle note, sélectionnez l'endroit où vous souhaitez l'insérer et ajoutez une nouvelle ligne.
Sélectionnez la colonne B "Score" et indiquez le nom du formulaire et le score composite.
Validation globale présente dans le modèle Excel
Le modèle Excel affichera une cellule avec un arrière-plan rouge ou une boîte de dialogue de modification si l'une des validations suivantes n'est pas respectée ;
Onglet Instruction
Si le Nom du programme n'existe pas dans la liste des programmes (colonne R) de l'onglet Mapping
2. Si le Nom du programme dépasse 225 caractères.
3. Si le Préfixe dépasse 25 caractères
4. Si le Utiliser la "classe de compétence". est autre que "Oui / Non".
5. Si la valeur de Espace santé n'existe pas dans la liste des zones de santé (colonne M) de l'onglet Mapping.
Onglet Modèle
Si le Structure est autre que Section / étiquette / question / score.
Si la valeur de l'étape critique est différente de "Oui / Non
Si la valeur obligatoire est autre que "Oui / Non".
Si le type de valeur ne correspond pas à l'un des types de valeur énumérés dans la colonne B de la rubrique Type de mise en correspondance.
Si la valeur de l'ensemble d'options n'existe pas dans les ensembles d'options de la cartographie (colonne H)
Si la légende n'existe pas dans Legend set (colonne O) dans l'onglet Mapping.
Si le "numérateur du score" et le "dénominateur du score" ne sont pas de type décimal
Si l'un des "Numérateur du score" et "Dénominateur du score" a une valeur négative.
Si le "nom du parent" n'est pas défini pour un élément de type "étiquette ou question".
Un numéro de formulaire n'est pas défini si la valeur de la structure est sélectionnée.
Le nom du formulaire est trop long ou n'est pas dans la fourchette acceptée
LONGUEUR_DU_NOM_DU_FORMULAIRE_MINSi seul le "Numérateur du score" ou le "Dénominateur du score" est fourni.
si l'une des "questions des parents" ou des "réponses des parents" est fournie et que l'autre est manquante.
si le nom du parent et la question du parent ont la même valeur.