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Sharing Permissions - Default Behaivour: Please be advised, if your DHIS2 User Account allows you to create public objects, the programs and their metadata will set as Public by default. If the new object you created needs to be restricted to only certain User Groups/Users please follow the steps below to make changes to the Sharing Settings. |
The sharing permissions of a program and its related metadata can be adjusted in DHIS2 to ensure that users who capture and analyze data can read the metadata, but minimize the risk of unauthorized changes. By setting sharing permissions on a program and its related metadata, the scope of users who can do data entry can be controlled.
Updating Sharing Settings
To update the sharing settings, you must be logged in to DHIS 2 and on the Program Config App Home page (List of programs).
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Please note if you do not have sufficient DHIS 2 User Account Access you will not be abe to make change, you will be presented with the following message: |
Navigating Sharing Settings
| Info |
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Please ensure you are working on the correct Program before making changes to Sharing Settings. |
At the top of the Sharing settings window you are presented with the name of the Program and the Creator, please ensure this is the correct program before making any changes.
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The lower part of the Sharing settings window displays all the Users and/or User Groups that have been provided with access to the Program if you do not see any Users or User Groups you can add them, we explain how in the next sections of this document.
In the image below (Screenshot 1) we have highlighted the text and icons that represent the level of permissions assigned to the User Groups.
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To edit a User or User Group permissions, simply click on the relevant icon to open the pop-up menu as shown (Screenshot 2), to remove a User or User Group click the X on the relevant row.
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Permission menu: You can click the ‘Permission icon’ to show the corresponding Permission menu. You can change the ‘Metadata’ and ‘Data’ permission from this menu.
Adding New Users and User Groups
To add a new User or User Group simply click in the text area (1) and start typing, you will be presented with a list of all Users and User Groups available, click the relevant one to add.
To set the permissions, click the eye icon (2) which will open the pop-up window with options (3), and select the appropriate settings.
To complete the process click (4) button to Apply the changes, please see below for full details on applying changes.
You will need to add Users and User Groups manually one-by-one.
Saving Changes
You have the choice of one of the following settings, you can access the list of options by clicking on the dropdown arrow and selecting the relevant setting from the dropdown menu;
Program Level
Program & Program Stages
Program, Program Stages & Data Elements
| Info |
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Please note, when you make a selection from the dropdown list, it will be applied immediately without any further user input or confirmation. |
If you are updating a HNQIS2 Tracker the default Permission setting is automatically set to:
APPLY TO PROGRAM, PROGRAM STAGES & DATA ELEMENTS.
If, however, you are updating an HNQIS2 Program you will need to decide which option to apply
Merage , Append or Replace settings
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| Info |
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Unlike DHIS2, here you need to ‘Apply’ to save all the changes you have made. |
Applying Settings
This option is only shown on HNQIS2 Program, not Tracker’s.
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Overwrite Existing Behavior:
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Partage des permissions - comportement par défaut : Veuillez noter que si votre compte utilisateur DHIS2 vous permet de créer des objets publics, les programmes et leurs métadonnées seront définis en tant que Public par défaut. Si le nouvel objet que vous avez créé doit être limité à certains groupes d'utilisateurs/utilisateurs, veuillez suivre les étapes ci-dessous pour modifier les paramètres de partage. |
Les autorisations de partage d'un programme et de ses métadonnées peuvent être ajustées dans DHIS2 afin de garantir que les utilisateurs qui saisissent et analysent les données puissent lire les métadonnées, tout en minimisant le risque de modifications non autorisées. En définissant les autorisations de partage d'un programme et de ses métadonnées, il est possible de contrôler le nombre d'utilisateurs autorisés à saisir des données.
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Mise à jour des paramètres de partage
Pour mettre à jour les paramètres de partage, vous devez être connecté au DHIS 2 et vous trouver sur la page d'accueil de l'application Program Config (Liste des programmes).
Pour accéder aux paramètres de partage,cliquez sur le (1) Trois points sur le côté droit du programme concerné pour ouvrir le menu déroulant, puis cliquez sur l'option (2) Paramètres de partage, comme indiqué ci-dessous.
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| Info |
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Veuillez noter que si vous ne disposez pas d'un accès suffisant au compte utilisateur DHIS 2, vous ne pourrez pas effectuer de modifications : |
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Navigation dans les paramètres de partage
| Info |
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Veuillez vous assurer que vous travaillez sur le bon programme avant de modifier les paramètres de partage. |
En haut de la page Paramètres de partage Le nom du programme et le nom du créateur vous sont présentés dans la fenêtre du programme, assurez-vous qu'il s'agit du bon programme avant d'effectuer des modifications.
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La partie inférieure de la Paramètres de partage Si vous ne voyez pas d'utilisateurs ou de groupes d'utilisateurs, vous pouvez en ajouter, comme nous l'expliquons dans les sections suivantes de ce document.
Dans l'image ci-dessous (Capture d'écran 1), nous avons mis en évidence le texte et les icônes qui représentent le niveau des autorisations attribuées aux groupes d'utilisateurs.
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Pour modifier les autorisations d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante pour ouvrir le menu contextuel (capture d'écran 2). Pour supprimer un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs, cliquez sur le X sur la ligne correspondante.
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Menu des autorisations : Vous pouvez cliquer sur l'icône "Permission" pour afficher le menu "Permission" correspondant. Vous pouvez modifier les autorisations "Métadonnées" et "Données" à partir de ce menu.
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Ajout de nouveaux utilisateurs et groupes d'utilisateurs
Pour ajouter un nouvel utilisateur ou un nouveau groupe d'utilisateurs, il suffit de cliquer dans la zone de texte (1) et de commencer à taper ; une liste de tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs disponibles s'affiche ; cliquez sur celui que vous souhaitez ajouter.
Pour définir les autorisations, cliquez sur l'icône de l'œil (2), ce qui ouvrira la fenêtre pop-up avec les options (3), et sélectionnez les paramètres appropriés.
Pour terminer la procédure, cliquez sur le bouton (4) pour appliquer les modifications. Pour plus de détails sur l'application des modifications, voir ci-dessous.
Vous devrez ajouter des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs manuellement, un par un.
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Sauvegarde des modifications
Vous avez le choix entre les options suivantes, vous pouvez accéder à la liste des options en cliquant sur le menu déroulant flèche et en sélectionnant le paramètre approprié dans le menu déroulant ;
Niveau du programme
Programme et étapes du programme
Programme, étapes du programme et éléments de données
| Info |
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Veuillez noter que lorsque vous effectuez une sélection dans la liste déroulante, celle-ci est appliquée immédiatement sans autre saisie ou confirmation de la part de l'utilisateur. |
Si vous mettez à jour un fichier HNQIS2 Traceur le paramètre d'autorisation par défaut est automatiquement défini sur :
S'APPLIQUENT AU PROGRAMME, AUX ÉTAPES DU PROGRAMME ET AUX ÉLÉMENTS DE DONNÉES.
Si, en revanche, vous mettez à jour un fichier HNQIS2 Programme vous devrez décider de l'option à appliquer
Paramètres de fusion, d'ajout ou de remplacement
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| Info |
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Contrairement au DHIS2, vous devez ici cliquer sur "Appliquer" pour enregistrer toutes les modifications que vous avez apportées. |
Application des paramètres
Cette option n'apparaît que dans le programme HNQIS2, pas dans le programme Tracker.
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Écraser le comportement existant :
Si cette case est cochée, le système supprimera toutes les autres autorisations et les remplacera par les utilisateurs/groupes d'utilisateurs sélectionnés et leurs autorisations correspondantes. En revanche, si cette case n'est pas cochée, les nouveaux utilisateurs/groupes seront ajoutés à la liste existante.
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