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How to create a data verification stage
When the M&E System Assessment form has been completed.
Select again the button with a plus icon in the “Timeline Data Entry” section. This action will allow adding a new stage and then complete it.
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The system will display a new pop-up. The following steps must be followed:
Select data verification as program stage
Select a date
Save the form
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The previous step will create a yellow box with the name of the current stage (Data Verification) and a light gray box with the previous stage (M&E System Assessment), both with the respective status. Under this, six sections will be displayed to respond according to each case; the six sections are:
Indicator
Availability and completeness
Data entry - accuracy - Period 1
Calculations - accuracy
Timeliness
Integrity, confidentiality and precision
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Section: Indicator
In this section it is needed to choose which indicator will be assessed and its respective donor and project.
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| Note |
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. If the donor and the project are not found, select the “other” option and a new blank field will be displayed for each one to type the donor and the project. |
Section: Date entry - accuracy - period 1
Select the dates for starting and ending the reports. Additionally, integer number values should be typed for the three fields asked:
Start of reporting period.
Period 1 - Recount from source document.
Period 1 - Reported in platform MIS or DHIS2.
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To add another period, select “yes” in the “Would like to add another period?” field, the new section will appear below the current section.
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Section: Calculations - accuracy
This section is not needed to be filled because all the fields are calculated base on the responses given in the Data Entry section(s).
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Section: Timeliness
In this section, integer number values should be typed for the three fields asked:
Number of expected summary reports
Number reports on time
% of reports received on time
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Section: Integrity, confidentiality and precision
For this section three fields will be displayed, select from the option lists the appropriate answers.
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At the end of the form are still located the three buttons with “Complete”, “Delete” and “Print form” actions, as they were in the previous stage. The operation of the buttons is the same described above.
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Comment créer une étape de vérification des données
Lorsque le formulaire d'évaluation du système de suivi et d'évaluation a été rempli.
Sélectionnez à nouveau le bouton avec une icône plus dans la section "Timeline Data Entry". Cette action permettra d'ajouter une nouvelle étape et de la compléter.
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Le système affiche une nouvelle fenêtre contextuelle. Les étapes suivantes doivent être suivies :
Choisir la vérification des données comme étape du programme
Sélectionnez une date
Sauvegarder le formulaire
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L'étape précédente créera une boîte jaune avec le nom de l'étape actuelle (Vérification des données) et une boîte gris clair avec l'étape précédente (Évaluation du système de S&E), toutes deux avec leur statut respectif. Sous cet encadré, six sections seront affichées pour répondre à chaque cas ; les six sections sont les suivantes :
Indicateur
Disponibilité et exhaustivité
Saisie de données - précision - Période 1
Calculs - précision
Rapidité d'exécution
Intégrité, confidentialité et précision
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Section : Indicateur
Dans cette section, il est nécessaire de choisir l'indicateur qui sera évalué ainsi que le donateur et le projet correspondants.
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| Note |
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. Si le donateur et le projet ne sont pas trouvés, sélectionnez l'option "autre" et un nouveau champ vierge s'affichera pour que chacun puisse saisir le donateur et le projet. |
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Section : Saisie des dates - précision - période 1
Sélectionnez les dates de début et de fin des rapports. En outre, des valeurs numériques entières doivent être saisies pour les trois champs demandés :
Début de la période de déclaration.
Période 1 - Récit du document source.
Période 1 - déclarée dans la plate-forme MIS ou DHIS2.
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Pour ajouter une autre période, sélectionnez "oui" dans le champ "Souhaitez-vous ajouter une autre période ?", la nouvelle section apparaîtra sous la section actuelle.
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Section : Calculs - précision
Il n'est pas nécessaire de remplir cette section car tous les champs sont calculés sur la base des réponses données dans la (les) section(s) de saisie des données.
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Section : Respect des délais
Dans cette section, des valeurs entières doivent être saisies pour les trois champs demandés :
Nombre de rapports de synthèse attendus
Nombre de rapports dans les délais
% de rapports reçus à temps
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Section : Intégrité, confidentialité et précision
Pour cette section, trois champs sont affichés. Sélectionnez les réponses appropriées dans les listes d'options.
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A la fin du formulaire se trouvent toujours les trois boutons avec les actions "Compléter", "Supprimer" et "Imprimer le formulaire", comme dans l'étape précédente. Le fonctionnement de ces boutons est le même que celui décrit ci-dessus.
Une fois le formulaire complété, la case jaune contenant le nom et le statut de l'étape devient grise et affiche le statut "Complété".
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